Aufgabenverwaltung

Aufgaben werden in der Metasoul Aufgabenverwaltung dynamisch auf Grundlage bisheriger Angaben in den verschiedenen anderen Metasoul-Modulen sowie des Fortschritts bei der Umsetzung der Datenschutzverpflichtungen erstellt.

Wichtig: Die Art der Aufgaben unterscheidet sich grundlegend je nach dem abonnierten Metasoul-Abo.

Sollte das Metasoul Business-Abo aktiv sein, besteht zum Beispiel die erste Aufgabe darin, das Unternehmensprofil auszufüllen. Im Falle des ausschließlich lizenzierten Metasoul-Data-Schutzgenerators wird die erste Aufgabe “Erstellen eines passenden Fragenkatalogs“ sein.

Auch bestimmte Aufgaben zur Überprüfung von Inhalten und Fragenkatalogen werden regelmäßig erstellt, um sicherzustellen, dass Datenschutz-Informationen aktuell bleiben.

Wenn Aufgaben erstellt werden, ist es als Nutzer sinnvoll, diese anhand der angezeigten Priorität abzuarbeiten: startend mit “Hoch“, dann “Mittel“ und zum Schluss „Niedrig“.

Mit einem Klick auf eine Aufgabe kann sie geöffnet und die dazugehörigen Details eingesehen werden. Als Nutzer liest man sich in den Aufgabendetails am besten die Beschreibung durch und befolgt die Anweisungen. In den meisten Fällen ist in der Beschreibung auch eine Verlinkung zur Dokumentation enthalten, in der weitere Informationen zur Aufgabe sowie Tipps und Tricks zu deren Erfüllung zu finden sind.

Generell kann man im Modul “Aufgabenverwaltung” alle offenen Aufgaben einsehen. Zusätzlich informiert Metasoul einmal wöchentlich, jeweils am Montagmorgen, per E-Mail über offene Aufgaben. Für besonders wichtige Aufgaben wird bei der Erstellung einer Aufgabe zusätzlich eine Benachrichtigungs-E-Mail an die im Metasoul-Tenant hinterlegten E-Mail-Adressen gesendet.

Benutzerdefinierte Aufgaben können im Modul “Aufgabenverwaltung” über die Option Aufgaben erstellen angelegt werden.

Es öffnet sich ein Eingabefeld, in dem nach einem Namen für die Aufgabe gefragt wird. Bei einem Klick auf „Erstellen“ wird eine unbefüllte Aufgabe mit dem gewählten Namen vergeben. Der Task ist jetzt auch in der Aufgabenübersicht ersichtlich.

Bei Öffnen der Aufgabe kann diese frei befüllt und verändert werden:

• Bei Klick auf den Aufgaben-Titel kann dieser angepasst werden.
• Eine Beschreibung der Aufgabe kann eingetragen werden.
• Der Status der Aufgabe kann konfiguriert werden (Neu, In Arbeit, Erledigt). Wenn “Erledigt” als Status gewählt wird, wird diese geschlossen und in den Reiter “Abgeschlossen” verschoben.
• Es kann eine Priorität für die Aufgabe festgelegt werden (Niedrig, Mittel, Hoch).
• Es kann ein Zieldatum für die Erledigung der Aufgabe angegeben werden. Wenn ein Zieldatum gesetzt wird, wird zum Ablaufen der Aufgabe eine Erinnerungsmail von Metasoul an die im Tenant hinterlegten E-Mail-Adressen geschickt.

Über die Schaltfläche “Tasks als erledigt markieren“ kann die Aufgabe geschlossen werden.

Abgeschlossene Aufgaben befinden sich in der “Aufgabenverwaltung” unter dem Reiter “Abgeschlossen”.

Eine bereits geschlossene, individuell erstellte Aufgabe kann im Modul “Aufgabenverwaltung” unter dem Reiter “Abgeschlossen” wiederhergestellt werden.

Dazu wählt man die individuell erstellte und bereits geschlossene Aufgabe, indem man darauf klickt. Die Aufgabe kann man entweder durch Klick auf die Schaltfläche “Wieder öffnen” oder durch Setzen des Status auf “Neu” oder “In Arbeit” wieder geöffnet werden. Die Aufgabe wird wieder unter den Reiter “Aktiv“ verschoben.

Im Folgenden werden alle Aufgaben aufgeführt, die Metasoul automatisiert erstellen kann. Zu jeder Aufgabe werden eine kurze Beschreibung sowie hilfreiche Tipps und Tricks angeführt, um sie verständlicher zu machen und die Erfüllung der Aufgabe zu erleichtern. Sollten bei Aufgaben Fragen oder Unklarheiten auftauchen, ist das Metasoul-Team unter help@metasoul.com oder über die Supportfunktion in Metasoul, dem Fragezeichen im rechten unteren Bildschirm-Eck, erreichbar.

Der Startpunkt einer Datenschutzreise mit Metasoul im “Metasoul Business“- oder “Metasoul Enterprise“-Abo ist das Unternehmensprofil. Mittels des Unternehmensprofils bestimmt Metasoul die weitere Vorgehensweise und unterstützt den Kunden dabei, seine Datenschutzverpflichtungen angemessen zu erfüllen.

Falls das Unternehmensprofil noch nicht abgeschlossen ist, wird eine Aufgabe erstellt, um darauf hinzuweisen. Auch wenn das Unternehmensprofil bereits seit 330 Tagen nicht aktualisiert wurde, wird diese Aufgabe erstellt, um den Kunden in regelmäßigen Abständen an diese Überprüfung zu erinnern, damit datenschutzrelevante Inhalte aktuell bleiben. In diesem Fall wird auch ein Zieldatum mit 30 Tagen Abstand angegeben. Wird die Aufgabe nicht innerhalb dieser Zeit erledigt, wird dem Kunden eine Erinnerungsmail gesendet.

Wenn ein Kunde diese Aufgabe zugewiesen bekommt, empfehlen wir, das Unternehmensprofil im Modul “Datenschutz-Assistent” zu öffnen, alle Angaben zu überprüfen und gegebenenfalls an die aktuellen Gegebenheiten anzupassen oder zu ergänzen.

Die Aufgabe wird geschlossen, wenn die Vollständigkeit und Aktualität des Unternehmensprofils über die Schaltfläche “Abschließen“ bestätigt werden.

Weitere Informationen zum Metasoul-Datenschutzassistenten oder zum Unternehmensprofil finden sich hier.

Wir versuchen mit Metasoul die Qualität unserer Fragebögen ständig zu verbessern und, wo nötig, auf Änderungen in datenschutzrelevante internationale Gesetze oder Regulierungen zu reagieren. Wenn wir einen Fragebogen, der bei einem Kunden im Einsatz ist, aktualisieren, wird diese Aufgabe erstellt und gleichzeitig eine Benachrichtigung an die betroffenen Kunden gesendet.

Diese Aufgabenart kann entweder im Kontext eines Fragebogens im Datenschutzassistenten, für andere, nicht datenschutzrelevante Dokumente oder für Auftragsverarbeitungsvereinbarungen auftauchen.

Wenn ein Kunde diese Aufgabe zugewiesen bekommt, empfehlen wir, den in der Aufgabe verlinkten betroffenen Fragebogen zu überprüfen und gegebenenfalls neue Fragen zu beantworten. Wenn die Überprüfung abgeschlossen ist, muss der Fragebogen mittels der entsprechenden Schaltfläche am Ende des Fragebogens gespeichert und veröffentlicht werden. Wird dadurch eine Änderung in einem Dokument angestoßen, wird eine entsprechende neue Aufgabe erstellt. Wir empfehlen, gleich im Anschluss an die Fragebogenüberprüfung in der Aufgabenverwaltung nach einer entsprechenden Aufgabe zu suchen oder, falls bekannt, direkt das betroffene Dokument zu prüfen.

Weitere Informationen zu Fragebögen in Metasoul finden sich hier.

Fragebögen sind in Metasoul der zentrale Bestandteil, um den Kunden durch seine Datenschutzverpflichtungen zu führen. Schlägt Metasoul einen Fragenkatalog vor, wird der Kunde über eine Aufgabe an die Fertigstellung des Fragebogens erinnert. Diese Aufgabenart kann entweder im Kontext eines Fragebogens im Datenschutzassistenten, für andere, nicht datenschutzrelevante Dokumente oder für Auftragsverarbeitungsvereinbarungen auftauchen.

Die Aufgabe wird sowohl bei der Erstellung eines Fragebogens als auch spätestens nach 330 Tagen ohne Aktualisierung des Fragebogens erstellt, um den Kunden in regelmäßigen Abständen an diese Überprüfung zu erinnern, damit datenschutzrelevante Inhalte aktuell bleiben. In diesem Fall wird auch ein Zieldatum mit 30 Tagen Abstand angegeben.

Wenn ein Kunde diese Aufgabe zugewiesen bekommt, empfehlen wir, den in der Aufgabe verlinkten betroffenen Fragebogen auf Richtigkeit zu überprüfen und gegebenenfalls unvollständige Informationen zu ergänzen. Wenn die Überprüfung abgeschlossen ist, muss der Fragebogen mittels der entsprechenden Schaltfläche am Ende des Fragebogens gespeichert und veröffentlicht werden.

Weitere Informationen zu Fragebögen in Metasoul finden sich hier.

Aus Sicht der DSGVO ist es wichtig, Datenschutzhinweise und Auftragsverarbeitungsvereinbarungen stets aktuell zu halten. Dies trifft natürlich auch auf andere Dokumente wie das Impressum, die interne Datenschutzrichtlinie, NDA oder AGB zu, die mit Metasoul erstellt werden können. Immer wenn eine neue Dokumentenversion aufgrund von Fragebogen-Änderungen oder von Metasoul durchgeführten Anpassungen verfügbar ist, wird eine neue Aufgabe erstellt. Bei Änderungen durch Metasoul (zum Beispiel aufgrund rechtlicher Änderungen) wird der Kunde auch über die im Metasoul-Tenant hinterlegten E-Mail-Adressen benachrichtigt.

Wenn ein Kunde diese Aufgabe zugewiesen bekommt, empfehlen wir, das in der Aufgabe verlinkte geänderte Dokument auf Richtigkeit zu überprüfen. Wenn die neue Dokumentenversion positiv geprüft wurde, kann sie über die Schaltfläche “Speichern und Veröffentlichen“ bestätigt werden. Mit dieser Aktion wird die bestehende Version des Dokuments durch die überprüfte ersetzt. Ist das betroffene Dokument per iFrame oder per JavaScript auf einer Webseite oder in einer App eingebunden, wird diese Version automatisch aktualisiert. Sollte das betroffene Dokument manuell mit der Zielgruppe geteilt worden sein, muss diese über die Änderung informiert werden. Dies beteutet gegebenenfalls:

• Geänderte Auftragsverarbeitungsvereinbarungen oder andere vertragssähnliche Dokumente werden dem Auftragsverarbeiter oder dem Kunden zur Kenntnis gebracht und, wenn nötig, unterschrieben.

• Geänderte Datenschutzhinweise oder andere informative Dokumente werden den betroffenen Personen zur Kenntnisnahme übermittelt und gegebenenfalls an den Orten der Übermittlung aktualisiert (Zum Beispiel werden neue Ausdrucke für Schulungen ausgedruckt und den Trainer überreicht).

Metasoul erkennt anhand der Kundeneingaben, wann eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) benötigt wird, und erstellt automatisch einen Eintrag im Modul “Auftragsverarbeitungs-Vereinbarungen (AVV)”. Sollte in einem Eintrag kein AVV hinterlegt sein, wird eine Aufgabe erstellt, um auf das Fehlen der AVV hinzuweisen.

Wenn ein Kunde diese Aufgabe zugewiesen bekommt, empfehlen wir, eine entsprechende AVV innerhalb des betroffenen Eintrages entweder:

• hochzuladen falls bereits eine AVV vorhanden ist;

• einen Link zur AVV angeben falls diese öffentlich einsehbar ist; oder

• über Metasoul eine AVV zu generieren.

Weitere Informationen zu den Möglichkeiten, Auftragsverarbeitungsvereinbarungen mit Metasoul zu verwalten, finden sich hier.

Hat der Kunde einen neuen App- oder Cloudservice angelegt, der noch nicht durch Metasoul verwaltet wird, muss dieser Service einem Anbieter zugeordnet werden, damit Metasoul die damit verbundenen datenschutzrelevanten Inhalte korrekt erstellen kann.

Existiert ein vom Kunden individuell angelegter App- oder Cloud-Service ohne zugewiesenen Anbieter, erstellt Metasoul eine Aufgabe, die auf die Ergänzung des Produkts um einen Anbieter hinweist.

Wenn ein Kunde diese Aufgabe zugewiesen bekommt, empfehlen wir, den über die Aufgabe verlinkten App- oder Cloud-Service um den jeweiligen Anbieter zu ergänzen. Existiert der Anbieter noch nicht in der Metasoul-Datenbank, kann der Kunde über das Dropdown mittels “Neuen Anbieter hinzufügen“ einen neuen Anbieter anlegen.

Werden in Metasoul Angaben zu Kunden im Modul “Kunden für Auftragsverarbeitungen” gemacht, erstellt Metasoul auf Grundlage anderer Informationen Inhalte wie Auftragsverarbeitungsvereinbarungen. Um diese Inhalte ordnungsgemäß zu erstellen, werden die Kontaktdaten des angeführten Kunden benötigt. Sollten diese bei einem Kunden fehlen, erstellt Metaoul eine Aufgabe mit dem Hinweis, diese Informationen zu ergänzen.

Wenn ein Kunde diese Aufgabe zugewiesen bekommt, empfehlen wir, den über die Aufgabe verlinkten Kunden um die benötigten Informationen zu ergänzen.

Basierend auf Eingaben im Unternehmensprofil und in weiteren Fragebögen schlägt Metasoul dem Kunden eine Liste technischer und organisatorischer Maßnahmen (TOM) zum Schutz personenbezogener Daten vor, da die DSGVO zur Umsetzung angemessener TOM verpflichtet.

Metasoul erinnert den Kunden im Modul “Technische & Organisatorische Maßnahmen (TOM)” die vorgeschlagenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten auf Anwendbarkeit und Umsetzungsstand zu überprüfen. Die Aufgabe wird sowohl initial als auch spätestens nach 330 Tagen ohne Aktualisierung erstellt, um den Kunden in regelmäßigen Abständen an diese Überprüfung zu erinnern, damit datenschutzrelevante Inhalte aktuell bleiben. In diesem Fall wird auch ein Zieldatum mit 30 Tagen Abstand angegeben.

Wenn ein Kunde diese Aufgabe zugewiesen bekommt, empfehlen wir im TOM-Modul, alle vorgeschlagenen Maßnahmen auf ihre Umsetzung im Unternehmen zu prüfen. Sollte eine Maßnahme nur teilweise oder gar nicht umgesetzt sein, sollte die vollständige Umsetzung im Unternehmen geplant und umgesetzt werden. Pro Maßnahme kann der Umsetzungsgrad festgelegt werden.

Diese Aufgabe kann sehr zeit- und gegebenenfalls Ressourcenintensiv sein, ist jedoch zwingend erforderlich, um personenbezogene Daten angemessen zu schützen und die Anforderungen der DSGVO zu erfüllen.

Nach Abschluss der Überprüfung schließt sich die Aufgabe, wenn im TOM-Modul über einen Klick auf die Schaltfläche “Als vollständig markieren“ die Vollständigkeit der Liste und der korrekte Umsetzungsstatus dokumentiert sind.

Weitere Informationen zur Verwaltung und zum Umsetzen technischer und organisatorischer Maßnahmen finden sich hier.

Ein Unternehmen basiert auf einer Vielzahl von Prozessen. Alle Prozesse, welche personenbezogene Daten verarbeiten, müssen in einem sogenannten “Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten“ kurz “VVT” inklusive der von der DSGVO geforderten Informationen dokumentiert werden. Mit Metasou wird dieses VVT für den Kunden größtenteils automatisiert erstellt, muss jedoch von diesem auf Vollständigkeit und Korrektheit überprüft werden.

Metasoul erinnert die Kunden daran, die dokumentierten Prozesse im Modul “Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT)” auf Vollständigkeit und Korrektheit zu prüfen. Die Aufgabe wird sowohl initial als auch spätestens nach 330 Tagen ohne Aktualisierung erstellt, um den Kunden in regelmäßigen Abständen an diese Überprüfung zu erinnern, damit datenschutzrelevante Inhalte aktuell bleiben. In diesem Fall wird auch ein Zieldatum mit 30 Tagen Abstand angegeben.

Wenn ein Kunde diese Aufgabe zugewiesen bekommt, empfehlen wir, die Prozesse im VVT-Modul nach bestem Wissen und Gewissen auf Vollständigkeit zu prüfen und pro Prozess anschließend auf die Korrektheit der Inhalte zu prüfen und ggf. zu ergänzen oder zu korrigieren.

Nach Abschluss der Überprüfung schließt sich die Aufgabe, wenn im VVT-Modul über einen Klick auf die Schaltfläche “Als vollständig markieren“ die Vollständigkeit bestätigt wird.

Weitere Informationen zur Verwaltung des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten finden sich hier.

Im Allgemeinen kümmert sich Metasoul um die Erstellung von Einträgen im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten. Sollte sich ein Kunde dazu entscheiden, selbst einen individuellen Eintrag im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten anzulegen, müssen alle datenschutzrelevanten Informationen angegeben und die Vollständigkeit jedes Schritts im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten bestätigt werden. Ist eine dieser Anforderungen nicht erfüllt, erstellt Metasoul eine Aufgabe, um an die Vervollständigung der Angaben zu erinnern.

Wenn ein Kunde diese Aufgabe zugewiesen bekommt, empfehlen wir, den Eintrag im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten über den Link in der entsprechenden Aufgabe zu öffnen, Schritt für Schritt pro Abschnitt im Eintrag die Inhalte zu kontrollieren und gegebenenfalls zu ergänzen und jeweils über die Schaltfläche “Schritt Abschließen“ bestätigen. Im “Stepper” auf der linken Seite sieht man anhand der grünen Haken, welche Abschnitte bereits kontrolliert und bestätigt wurden.

Weitere Informationen zum korrekten Befüllen und Abschließen eines Eintrags im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten finden sich hier.

Ist im Unternehmensprofil hinterlegt, dass der Kunde keinen Datenschutzbeauftragten (DSB) bestellt hat, Metasoul jedoch anhand anderer Angaben identifiziert, dass der Kunde voraussichtlich einen DSB benötigt, wird dem Kunden eine Aufgabe mit dem Hinweis zur Bestellung eines DSB zugewiesen. Dies kann unter anderem der Fall sein, wenn besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, Prozesse mit höheren Risiken für betroffene Personen bestehen oder personenbezogene Daten umfangreich verarbeitet werden.

Wenn ein Kunde diese Aufgabe zugewiesen bekommt, empfehlen wir, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen und diesen bei der zuständigen Datenschutzbehörde zu melden.

Die Aufgabe wird geschlossen, wenn im Unternehmensprofil die Frage, ob ein Datenschutzbeauftragter existiert, mit „Ja“ beantwortet wurde.

Detaillierte Informationen zum Vorgehen bei der Bestellung eines Datenschutzbeauftragten finden sich hier.

Ein Datenschutzbeauftragter muss der jeweiligen Datenschutzbehörde im Land, in dem der Verantwortliche seinen Unternehmenssitz hat, gemeldet werden. Wird im Metasoul-Modul “Datenschutzassistent” im Unternehmensprofil angegeben, dass der Datenschutzbeauftragte noch nicht der jeweiligen Datenschutzbehörde gemeldet wurde, erstellt Metasoul eine Aufgabe mit dem Hinweis, diese Meldung vorzunehmen.

Die Aufgabe wird geschlossen, wenn im Unternehmensprofil die Frage zur Meldung des DSB an die Datenschutzbehörde mit “Ja“ beantwortet wurde.

Detaillierte Informationen dazu, wie eine Meldung des Datenschutzbeauftragten bei der Datenschutzbehörde durchzuführen ist, finden sich hier.

Wenn im Unternehmensprofil angegeben ist, dass im Unternehmen ein Datenschutzbeauftragter existiert, die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten jedoch nicht vollständig in den Unternehmenseinstellungen eingetragen sind, erstellt Metasoul eine Aufgabe mit dem Hinweis, die Kontaktdaten zu ergänzen. Die Kontaktdaten können für verschiedene Inhalte und Dokumente relevant sein.

Die Aufgabe wird geschlossen, wenn in den Unternehmenseinstellungen die entsprechenden Kontaktdateneingetragen wurden. Wichtig: Die Kontaktdaten müssen über die Schaltfläche “Speichern” bestätigt werden um diese erfogreich zu sichern.

Weitere Informationen zum Datenschutzbeauftragten im Unternehmen finden sich hier.