Allgemein

Im Modul “Aufgabenverwaltung” werden alle offenen Aufgaben (Tasks) angezeigt, die Metasoul auf Grundlage bisheriger Angaben sowie anstehender wiederkehrender Aufgaben erstellt. Es besteht zudem die Möglichkeit, eigene Aufgaben zu erfassen, um an Datenschutzaufgaben erinnert zu werden. Für jede Aufgabe kann der Status geändert, ein individuelles Zieldatum zur Umsetzung festgelegt und die Priorität entsprechend der eigenen Einschätzung angepasst werden. Die von Metasoul vorgeschlagene Priorität dient als Orientierungshilfe für die sinnvolle Reihenfolge der Erledigung, ohne zwingend eine Dringlichkeit festzulegen.

Das Modul „Datenschutz-Assistent“ bietet eine Übersicht über die im Unternehmen genutzten Dienste und Prozesse, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Zudem können neue Dokumente erstellt und auf relevanten Unterlagen schnell zugegriffen werden. Nach dem Ausfüllen des Unternehmensprofils schlägt der Assistent weitere Fragenkataloge vor und erstellt automatisch den Großteil der datenschutzrelevanten Inhalte sowie die dazugehörigen offenen Aufgaben. Hinweis: Bei ausschließlicher Nutzung des Datenschutzgenerators ist das Unternehmensprofil nicht verfügbar, und der Datenschutz-Assistent bietet keine Funktion für das Unternehmensprofil.

Im Modul „Apps & Cloud-Dienste“ wird eine Liste aller im Unternehmen verwendeten Tools und Dienste bereitgestellt und den jeweiligen Anbietern zugeordnet.

Das Modul „Dienstleister“ dokumentiert alle Dienstleister, die potenziell mit der Verarbeitung personenbezogener Daten im Unternehmen in Zusammenhang stehen. Die Einträge bilden die Grundlage für das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten. Anbieter von Tools, die im Modul „Apps & Cloud-Dienste“ verwaltet werden, werden automatisch erfasst und im Dienstleistermodul ergänzt.

In diesem Modul werden alle Kunden dokumentiert, für die im Auftrag personenbezogene Daten verarbeitet werden. Die erfassten Einträge dienen als Basis für die Nutzung im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.

Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) ist eine verpflichtende Dokumentation, in dem sämtliche Tätigkeiten mit Verarbeitung personenbezogener Daten aufgeführt werden. Das Modul „Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten“ von Metasoul unterstützt bei der Erstellung einer ordnungsgemäßen Dokumentation, die alle erforderlichen Angaben enthält.

Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten müssen technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) definiert und dokumentiert werden, um einen angemessenen Schutz zu gewährleisten. Das Metasoul-Modul für TOM unterstützt bei der Definition geeigneter Maßnahmen und der Identifikation von Verbesserungsbedarf.

Sobald Dritte in Prozesse eingebunden werden, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, ist eine Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung (AVV) erforderlich. Darin werden die Bedingungen für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag des Verantwortlichen festgelegt. Das Modul „AVV“ von Metasoul unterstützt bei der Erstellung und Verwaltung dieser Vereinbarungen.

Datenschutzhinweise informieren betroffene Personen über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten und sind gesetzlich vorgeschrieben, sobald personenbezogene Daten verarbeitet werden. Zur Erstellung eines neuen Datenschutzhinweises ist zunächst ein passender Fragenkatalog im Datenschutzassistenten auszufüllen. Im Modul „Datenschutzhinweise“ von Metasoul können die generierten Datenschutzhinweise verwaltet, bearbeitet und in verschiedenen Formaten bereitgestellt werden, beispielsweise als PDF oder zur Einbindung per JavaScript oder per iFrame auf einer Webseite oder in einer App.

Metasoul erlaubt auch die Generierung von Dokumenten, die zwar nicht direkt mit Datenschutzthemen in Verbindung stehen, für jedes Unternehmen jedoch relevant sein können. Neben einem Impressum für eine Webseite ist geplant, die Erstellung von Vertraulichkeitsvereinbarungen, AGB oder internen Richtlinien anzubieten. Wie bei Datenschutzhinweisen können auch diese “anderen Dokumente“ einfach geteilt und auf Webseiten oder in Applikationen per iFrame oder JavaScript eingebunden werden.

In Kooperation mit der „2b-aware“-Schulungsplattform werden derzeit Schulungen für Mitarbeitende zu Datenschutzthemen angeboten. Das Modul „Mitarbeiterschulungen“ befindet sich derzeit in der Testphase und ist noch kein offizieller Bestandteil von Metasoul. Mit einem Metasoul Business Abonnement sind zehn Mitarbeitende lizenziert, zusätzliche Lizenzen können direkt über 2b-aware erworben werden.

Mit Metasoul deckt man bereits die wichtigsten Datenschutzthemen ab; dennoch bestehen noch weitere Verpflichtungen, die der Verantwortliche derzeit selbst übernehmen muss. Diese Verpflichtungen umfassen zumindest:

• Wo erforderlich das Durchführen und Dokumentieren von Datenschutz-Folgeabschätzungen
• Wo erforderlich das Durchführen und Dokumentieren von Datentransfer-Folgeabschätzung
• Das Verwalten von Zustimmungen (Consent Management)
• Die Bearbeitung von Betroffenenanfragen
• Gegebenenfalls die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten (DSB)

Wir arbeiten derzeit daran, die genannten Verpflichtungen größtenteils noch im Jahr 2026 über Metasoul anzubieten. Solltest du Fragen zu einem der Themen haben, kontaktiere uns gerne per E-Mail an info@metasoul.com.

Ja, wenn man bereits das Metasoul Datenschutzgenerator Abo hat, werden alle ausgefüllten Fragenkataloge ein einem Upgrade auf Metasoul Business automatisch übernommen und weitere Inhalte, welche Teil des Metasoul Buisness Abos sind, erstellt.