Auftragsverarbeitungs-Vereinbarungen (AVV)

Immer wenn Dritte (sogenannte Auftragsverarbeiter) in Prozesse einbezogen werden, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, ist eine Auftragsverarbeitervereinbarung (AVV) erforderlich. Hier kann man auch selbst als Auftragsverarbeiter auftreten, wenn man Dienste für andere Unternehmen erbringt. In der AVV werden die Bedingungen festgelegt, unter denen der Auftragsverarbeiter personenbezogene Daten im Auftrag des für die Verarbeitung Verantwortlichen verarbeitet. Metasoul unterstützt bei der Erstellung und Verwaltung dieser AVV.

Weitere nützliche Tipps und Informationen sind hier zu finden.

Zur Verwaltung von Auftragsverarbeitungsvereinbarungen gibt es in Metasoul ein eigenes Modul.

In diesem Modul erstellt Metasoul automatisch Einträge für benötigte Auftragsverarbeitungsvereinbarungen auf Basis der Daten aus dem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten. Eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung ist somit stets an einen dokumentierten Prozess im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten sowie an den jeweiligen Vertragspartner gebunden. Falls im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten entsprechend angegeben, kann ein Eintrag auch generell für mehrere Kunden gelten. Über das jeweilige “Bearbeiten“-Symbol kann die Auftragsverarbeitungsvereinbarung für einen Eintrag verwaltet werden.

Pro Eintrag hat der Nutzer folgende Möglichkeiten, um eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung zu verwalten:

• Upload einer bereits bestehenden Auftragsverarbeitungsvereinbarung.

• Angeben eines Links direkt zur AVV oder zum Ort, an dem sie zu finden ist.

• Erstellen einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung mit dem Metasoul AVV-Generator.

Wird eine AVV über eine der angeführten Möglichkeiten hinterlegt, wird sie angelegt und versioniert. Über das “Bearbeiten“-Symbol kann die hinterlegte AVV erneut geändert werden.

Im Modul „Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung“ sind die AVV-Einträge untereinander angeordnet, AVV-Einträge werden automatisch während des VVT-Prozesses erstellt. Jeder Eintrag hat am rechten Rande ein “Bearbeiten”-Symbol, über dieses öffnet sich ein weiteres Fenster in dem unter dem Reiter “AVV erzeugen”, die gewünschte Option ist. Über das “Bearbeiten“-Symbol im Schritt 1 “Beantworte die AVV Fragen“ öffnet sich der AVV-Fragebogen.

Im Fragenkatalog sind Pflichtfelder mit einem Asterisk (*) gekennzeichnet. Solange nicht alle Pflichtfelder ausgefüllt sind, kann der Fragenkatalog nicht vollständig abgeschlossen und ein Impressum erstellt werden.

Einige Eingabefelder enthalten ein Informationssymbol (🛈), das bei Bewegung des Mauszeigers über das Symbol zusätzliche Hilfestellungen und Hinweise zur Beantwortung der Frage anzeigt. Darüber hinaus werden bestimmte Felder dynamisch eingeblendet, abhängig von den zuvor getroffenen Auswahlentscheidungen.

Mit einem Klick auf die blaue Schaltfläche “Speichern und Schließen” am unteren Bildschirmrand kann das Ausfüllen des Fragebogens unterbrochen und der aktuelle Status gespeichert werden. Der Status des Fragebogens ist “Entwurf“.

Nach Abschluss aller erforderlichen Eingaben kann der Fragenkatalog über einen Klick auf die grüne Schaltfläche “Abschließen” am unteren Bildschirmrand beendet und die vollständige Beantwortung der Fragen bestätigt werden. Der Status des Fragebogens wechselt in “Fertig“.

Für die Generierung eines AVV ist es erforderlich, dass der Fragenkatalog den Status “Fertig” hat.

Wenn sich der Fragebogen im Status „Fertig“ befindet, kann im Schritt 2 über einen Klick auf das “Bearbeiten“-Symbol das AVV-Dokument generiert werden.

Es öffnet sich eine Vorabansicht des AVV, wobei gleich wie bei Datenschutzhinweisen jeder Abschnitt einzeln über das “Bearbeiten“-Symbol rechts oben im jeweiligen Abschnitt bearbeitet werden kann.

Der gesamte Inhalt des AVV muss sorgfältig geprüft werden, um sicherzustellen, dass er den gewünschten Anforderungen entspricht. Dies ist wichtig, da der Verantwortliche für die Inhalte haftet. Wenn alle Inhalte geprüft und für gut befunden wurden, wird das AVV mit einem Klick auf die Schaltfläche “Speichern und veröffentlichen“ gespeichert.

Nach „Speichern und veröffentlichen“ ist das AVV-Dokument mit dem Status „Aktiv“ markiert. und das Impressum kann verwendet und beispielsweise auf Webseiten eingebunden werden.

Die im Modul „Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung“ erzeugten AVV bieten verschiedene Optionen, um diese extern zugänglich zu machen oder in eine andere Webseite einzubinden.

Durch Klicken auf das “Bearbeiten“-Symbol öffnet sich ein Fenster mit dem Titel “Auftragsverarbeitungs-Vereinbarungen verwalten“, das vier Optionen unter der Sektion “Derzeit geltende Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung” zum Download oder zum Einbinden des AVV anbietet. Das Einbinden in eine Webseite funktioniert genauso wie bei einem Datenschutzhinweis, und das ist hier beschrieben.

Wenn bereits eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) mit einem Kunden oder Auftragsverarbeiter besteht, kann sie einfach in Metasoul hochgeladen oder verlinkt werden, um sie dort zu verwalten.

Wähle hier beim entsprechenden Vertragspartner im AVV-Modul und dann entweder “Datei hochladen” oder “Externer Link”.

Nach Auswahl des Reiters „Datei hochladen“ wird ein Feld mit Wolken-Icon angezeigt. In dieses Feld kann die gewünschte Datei per Drag-and-Drop hineingezogen werden. Alternativ öffnet sich durch Anklicken der Option „Wähle eine Datei“ ein Fenster, in dem die Datei ausgewählt werden kann.

Nach Auswahl des Reiters „Externer Link“ wird ein Eingabefeld mit der Bezeichnung „Externer Link“ angezeigt, in welches der Link zu der AVV eingetragen wird. Anschließend erfolgt die Speicherung über die Option „Speichern“.

Eine AVV muss nicht immer unterschrieben werden kann aber in bestimmten Fällen notwendig sein, um die Kenntnisnahme beider Parteien nachzuweisen.

Erstellt man mit Metasoul eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung, die am Ende des Dokuments ein Unterschriftsfeld enthält, wird empfohlen, diese zu unterschreiben. Um die generierte AVV in ein Dokument zu exportieren und unterschreiben zu lassen, kann wie folgt vorgegangen werden.

Wähle den relevanten Eintrag, in dem eine durch Metasoul generierte Auftragsverarbeitungsvereinbarung hinterlegt ist, und klicke auf das “Bearbeiten“-Symbol.

Wähle im sich nun öffnenden “Bearbeiten“-Dialog im Reiter die Option “PDF“ und öffne das verlinkte PDF über das “Anzeigen“-Symbol.

Es öffnet sich ein neuer Tab im Browser, in dem die Auftragsverarbeitungsvereinbarung heruntergeladen werden kann.

Falls man die AVV vom Erscheinungsbild anpassen will, kann man den Text in einen beliebigen Texteditor kopieren, neu formatieren und anschließend als PDF speichern.

Die AVV kann nun von den Vertragsparteien digital oder ausgedruckt und handschriftlich signiert werden.

Wenn das Originaldokument unterschrieben ist, kann dieses im Metasoul AVV-Modul unter der Option “Datei hochladen” des Bearbeiten-Modus hochgeladen und als aktive Version abgespeichert werden.

Wichtig: Sollte sich die AVV ändern, muss der beschriebene Prozess erneut durchgeführt werden.