Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)
Im Metasoul-Modul “Technische & Organisatorische Maßnahmen” können die technischen und organisatorischen Maßnahmen, die im Unternehmen zum Schutz personenbezogener Daten umgesetzt sind, dokumentiert, nachverfolgt und verwaltet werden.
Während technische und organisatorische Maßnahmen selbst definiert werden können, werden von Metasoul bereits TOM vorgegeben, die zu den jeweiligen Prozessen im Unternehmen passen können.
Die DSGVO fordert, dass personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Verarbeitung angemessen auf Grundlage des Risikos durch technische und organisatorische Maßnahmen geschützt werden.
Das heißt, es gibt keine klaren Regeln dafür, wann welche technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) anzuwenden sind, sondern es ist immer im Kontext des jeweiligen Unternehmens individuell zu entscheiden, welche Maßnahmen angemessen sind.
Metasoul versucht anhand verschiedener Angaben im Unternehmensprofil sowie anderer ausgefüllter Fragekataloge technische und organisatorische Maßnahmen zu erstellen, die erfahrungsgemäß für die jeweilige Situation passen und gängigen Industriestandards entsprechen.
Viele Unternehmen, die noch weniger Erfahrung in der richtigen Einschätzung der Umsetzung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen haben, können die Vorschläge von Metasoul übernehmen, um eine gute und mit hoher Wahrscheinlichkeit angemessene Basis für den Schutz personenbezogener Daten zu haben.
Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) können im Modul “Technische & Organisatorische Maßnahmen” durch die Auswahl der Option “Maßnahme hinzufügen” erstellt werden. Es stehen dabei zwei Optionen zur Verfügung: “Benutzerdefinierte Maßnahme hinzufügen” und “Aus Vorlage hinzufügen”.
Wird die Nutzung einer Vorlage gewählt, öffnet sich eine Übersicht, in der Maßnahmen aus den von Metasoul bereitgestellten TOM-Vorlagen ausgewählt werden können.
Wird “Benutzerdefinierte Maßnahme hinzufügen” gewählt, öffnet sich ein Fenster, in dem relevante Informationen zur individuell erstellten technischen oder organisatorischen Maßnahme erfasst werden.
Generell empfehlen wir vorrangig die Metasoul-Vorlagen zu verwenden.
Alle ausgewählten oder individuell angelegten TOMs werden in der TOM-Übersicht angezeigt.
Im Modul “Technische & Organisatorische Maßnahmen” befindet sich neben jedem Eintrag ein “Mistkübel“-Symbol, über das die jeweilige technische oder organisatorische Maßnahme gelöscht werden kann.
Der DSGVO folgend, ist es die Aufgabe des Verantwortlichen, angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zu wählen und umzusetzen. Die von Metasoul vorgeschlagenen technischen und organisatorischen Maßnahmen basieren auf Erfahrungswerten und bewährten Industriepraktiken.
Das heißt, es steht dem Verantwortlichen frei, zu entscheiden, ob die Vorschläge von Metasoul übernommen werden und welche Maßnahmen zur Umsetzung gewählt werden. Im Zweifel bieten die Metasoul-Vorschläge einen guten Start. Alternativ kann ein Experte zur Beratung in der jeweiligen Situation hinzugezogen werden.
Die DSGVO fordert, dass personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Verarbeitung angemessen auf Grundlage des Risikos durch technische und organisatorische Maßnahmen geschützt werden.
Das heißt, es gibt keine klaren Regeln dafür, wann welche technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) anzuwenden sind, sondern es ist immer im jeweiligen Unternehmenskontext individuell zu entscheiden, welche Maßnahmen angemessen sind.
Die von Metasoul vorgeschlagenen technischen und organisatorischen Maßnahmen können als gute Basis dienen, und auch eine Beratung durch Datenschutzexperten kann im Zweifel hilfreich sein.
Im Modul “Technische & Organisatorische Maßnahmen” existiert für jeden TOM-Eintrag eine Spalte “Umsetzungsgrad“. Hier kann der Nutzer zwischen “Nicht Umgesetzt”, “Teilweise Umgesetzt” und “Vollständig Umgesetzt” wählen und den Umsetzungsstatus pro TOM dokumentieren.
Im Modul “Technische & Organisatorische Maßnahmen” können die dokumentierten technischen und organisatorischen Maßnahmen entweder nach “Typ“ oder nach “Sicherheitsziel“ gruppiert werden.
Wenn die Gruppierung “Typ” gewählt wird, werden die TOM in technische und organisatorische Maßnahmen unterteilt.
Wenn die Gruppierung “Sicherheitsziele” gewählt wird, werden die TOM in folgende Gruppen unterteilt:
- Vertraulichkeit
- Integrität
- Verfügbarkeit
- Regelmäßige Überprüfung, Bewertung und Evaluierung
Welche Gruppierung gewählt wird, ist aus Datenschutzsicht nicht relevant, sondern Geschmackssache. Wichtig ist, dass die richtigen, angemessenen, technischen und organisatorischen Maßnahmen gewählt und umgesetzt wurden.
Im Metasoul-Modul “Technische & Organisatorische Maßnahmen” befindet sich die Schaltfläche “Maßnahmen exportieren” im oberen Menü”.
Bei Betätigung der Schaltfläche öffnet sich ein Fenster, in dem das Exportformat ausgewählt werden kann. Wichtig: Im Export sind nur technische und organisatorische Maßnahmen enthalten, die vollständig umgesetzt sind. Optional kann im “Export“-Fenster noch ausgewählt werden, dass der Export auch teilweise umgesetzte Maßnahmen enthält.
Über die Schaltfläche “Maßnahmen exportieren“ kann der Export gestartet werden.
Wir arbeiten gerade daran, technische und organisatorische Maßnahmen strukturiert zur Darstellung auf Webseiten über HTML, JavaScript oder iFrame anzubieten. Die Funktion wird bald verfügbar sein.